Vad som faktiskt händer
Bokningen skrivs direkt i VOCA:s databas bakom ett lås som serialiserar två samtal som vill samma sista bord. Bara det ena får det. Vi har kört parallella bokningar mot samma tid och fått noll dubbelbokningar.
Ni sätter kapacitet, öppettider och hur lång en bokning är. Kim bokar aldrig mer än ni klarar, och en gäst som frågar om en tid ni inte har får ett annat förslag i stället för ett hoppfullt kanske.
Allt syns under Bokningar i portalen tillsammans med samtalet det kom ifrån. Ser något fel ut kan ni läsa exakt vad som sades, i stället för att gissa vad gästen menade.
Kopplingen i korthet
Fyra steg
- 1Ställ in öppettider och kapacitet under Anläggningar i portalen.
- 2Sätt hur lång en bokning är och hur långt fram Kim får boka.
- 3Bestäm var gränsen går för när Kim ska lämna över till personalen i stället.
- 4Ring ert eget nummer, boka en tid och se den dyka upp under Bokningar.
Vad Kim inte gör här
Vi skriver ut det här därför att det är billigare för alla att veta i förväg än att upptäcka det med en gäst i telefonen.
- VOCA är inte ett kassasystem och skriver inga bongar. Behöver ni det ska bokningen ligga i systemet som gör det, och då kopplar ni det i stället.
- Personalen bokar i VOCA:s portal, inte i ett eget schemaverktyg. Vill ni ha kvar er kalender som arbetsyta är Google- eller Outlook-kopplingen rätt val.
- Bordsläggning bord för bord finns inte. Kapaciteten är platser och tider, inte en planlösning.
Läs vidare för er bransch
Om den här kopplingen
Kan vi flytta över till ett riktigt bokningssystem senare?
Ja. Ni ansluter det under Integrationer och Kim börjar skriva dit i stället. Gamla bokningar ligger kvar i VOCA så ni kan gå tillbaka och titta.
Vad händer om två gäster ringer samtidigt om sista bordet?
Databaslåset avgör. Den ena får bordet, den andra får ett annat förslag i samma samtal. Det är testat och inte en förhoppning.
Ser personalen bokningarna utan att logga in i portalen?
De får en avisering när en bokning kommer in, och dagens lista går att läsa i portalen. Vill ni ha dem i en kalender är Google- eller Outlook-kopplingen bättre.
